Leverandør informasjon

Oslo, 01. januar 2022

Til våre leverandører,

Viktig informasjon vedrørende fakturering til selskaper i Garda Sikring konsern:

Følgende selskaper under innfusjoneres i Røa Gjerdefabrikk AS, som deretter vil endre navn til Garda Sikring AS under org.nr 936 659 128.

• Systemsikring AS (org.nr. 961 965 632)
• Håland & Karlson AS (org.nr. 939 315 160)
• Solheim Gjerdenett AS (org.nr. 979 654 375)
• Garda Sikring Midt-Norge AS (org.nr. 819 648 832)
• Garda Anleggsikring AS (org.nr. 998 247 721)
• Lauritsen Gjerdefabrikk AS (org.nr. 917 767 068)

Endringer beskrevet under vil tre i kraft i sin helhet fra og med 01. januar 2022, men vi ber dere fortløpende oppdatere deres systemer for å forenkle prosess for dere og oss. Fakturaer sendt på e-post anses ikke som mottatt før den er sendt iht. denne instruksen, fra og med 15. januar 2022.

1. Fakturainnhold

Alle fakturaer som sendes til Garda Sikring AS, må alltid inneholde følgende informasjon:
a) Faktura må være maskinelt stilet til Garda Sikring AS
b) Intern referanse må påføres enten i «Deres referanse» eller «Att.» i adressefeltet, dette for å unngå forsinkelse eller risiko for å bli sendt til feil førstemottaker
c) Gyldig prosjektnummer (6 sifferet) eller innkjøpsordrenummer skal være påført faktura

Ved samlefaktura basert på uttak, eksempelvis forbruksmateriell, skal hvert uttak dokumenteres iht. krav i b) og c) over på fakturaen.

Hvor det faktureres for tjenester, skal det tydelig fremkomme hvilke datoer som tjenester er utført i tillegg til at timelister skal legges ved som vedlegg til faktura i samme fil.

Hvis dere mot formodning ikke har mottatt informasjonen i b) og c) må dere ta kontakt med vår bestiller/kontaktperson før fakturering for å innhente informasjonen.

Videre for å bli akseptert som gyldig mottak må en faktura tilfredsstille alle formkrav i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no) og merverdiavgiftsloven. Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura, vil ikke bli akseptert. Se: formkrav for faktura – salgsdokument (altinn.no).

Garda Sikring AS vil fremover bestå av avdelinger som minner mye om tidligere selskapsstruktur. Har du allerede flere av de fusjonerte selskapene som kunder ønsker vi at du oppretter én kunde pr avdeling for at vårt regnskap blir mer korrekt.

Dette er vår nye avdelingsstruktur:
Avdeling:                       Tidligere selskap:
Anleggsikring                Garda Anleggsikring AS
Logistikksenter             Lauritsen Gjerdefabrikk AS
Bod                                    Lauritsen Gjerdefabrikk AS
Delta team                      Røa Gjerdefabrikk AS
Oslo                                   Røa Gjerdefabrikk AS
Stokke                              Lauritsen Gjerdefabrikk AS
Kristiansand                   Systemsikring AS avdeling Kristiansand
Sandnes                          Systemsikring AS avdeling Sandnes
Haugesund                     Håland og Karlson AS
Bergen                             Solhiem Gjerdenett AS
Trondheim                      Garda Sikring Midt-Norge AS
Drammen                        Røa Gjerdefabrikk AS

2. Faktureringsmetode

a) EHF-faktura
Selskapet er ELMA-registrert for mottak av elektroniske fakturaer i standardformatet EHF (Elektronisk Handelsformat) og ber om at dere utsteder fakturaer til oss på EHF formatet.

b) E-postmottak av fakturaer
Dersom dere ikke har anledning til å sende oss fakturaer i EHF-formatet ber vi om at alle fakturaer/kreditnotaer sendes per e-post. Ugyldige formater blir ikke behandlet på leverandørens risiko.

Fakturamailadresse

Selskap	Fakturaadresse
Garda Sikring AS (org.nr. 936 659 128)	936659128@invoice.bdo.no

 

Tekniske krav til e-post faktura

• Hver fil (vedlegg) til e-post skal inneholde én (1) faktura pluss eventuelle spesifikasjoner til fakturaen.
• Spesifikasjon i eget vedlegg vil bli behandlet som eget bilag og vil ikke bli slått sammen med fakturaen ved tolking.
• Vedlegg som inneholder flere fakturaer, vil bli behandlet som ett (1) bilag.
• Vedlegget må ha filtype .pdf eller .tif. Andre filtyper godkjennes ikke.
• E-post med lenke til faktura vil ikke bli behandlet.
• Det er ikke mulig å slå sammen flere filer i en .zip fil.
• Vedleggets filnavn må ikke inneholde spesialtegn eller æøå.
• Maksimal størrelse på vedlegg er 20 MB.
• E-postmottaket er en helautomatisk prosess så eposten blir ikke lest manuelt.

Innsender vil motta e-post med bekreftelse på om faktura er akseptert eller ikke (gjelder kun ved utsendelse til ovennevnte fakturaemailadresse).

3. Papirfakturaer

Hvis du mot formodning fortsatt utsteder papirfaktura, skal det sendes til:

GARDA SIKRING AS, c/o Fakturamottak, Postboks 4523, 8608 Mo i Rana

Ordrebekreftelser, rekvisisjoner, kontrakter, reklame, vareleveranser etc. skal sendes til vår forretnings-/leverings-/e-postadresser til de respektive kontaktpersoner i selskapet.

4. Kredittid og øvrig betingelser

Våre standard betalingsbetingelser er 45 dager netto, dersom ikke annet er avtalt skriftlig. Kredittid løper fra gyldig mottak av faktura. Ved innsendelse per e-post, les punkt 2.2 ift. begrensninger ved fakturamottak.

Garda Sikring AS aksepterer ikke fakturagebyrer fremover, så vi ber dere oppdatere systeminnstilinger.

For å sikre god fakturabehandling og rettidig betaling, setter vi pris på at faktureringsrutinene overholdes.

Har dere spørsmål knyttet til dette, vennligst ta kontakt via gardasikring@bdo.no.

Med vennlig hilsen

Christopher Ræder
CFO
Garda Sikring AS